Mantenga un inventario de activos para cada empleado/contratista desde el primer día. Registre:

• Etiqueta de activo / número de serie para todo el hardware
• Fecha de emisión y condición al momento de la emisión
• Usuario asignado y departamento
• Valor (para daños por conversión si no se devuelve)
• Licencias de software vinculadas a dispositivos o usuarios específicos

Cuando un empleado se va, haga una referencia cruzada de este inventario en su carta de demanda para mostrar exactamente lo que falta.

Incluso si el empleado devuelve el hardware físico, los datos confidenciales pueden seguir existiendo en múltiples ubicaciones:

Incluya una plantilla de certificación en su carta de demanda que requiera que el empleado firme y devuelva:

CERTIFICACIÓN DE DEVOLUCIÓN Y ELIMINACIÓN

Yo, [Nombre del Empleado], por la presente certifico bajo pena de perjurio que:

1. He devuelto toda la propiedad de la Empresa, incluyendo todo el hardware, documentos, credenciales de acceso y materiales enumerados en el Anexo A;
2. He eliminado toda la información confidencial, documentos, archivos y datos de la Empresa de mis dispositivos personales, incluyendo computadoras, teléfonos, tabletas, memorias USB y discos duros externos;
3. He eliminado todos los correos electrónicos, archivos adjuntos y datos de la Empresa de mis cuentas de correo personales (incluyendo [enumerar cuentas específicas si se conocen]);
4. He eliminado todos los datos de la Empresa de mis cuentas personales de almacenamiento en la nube, incluyendo Dropbox, Google Drive, iCloud, OneDrive y cualquier otro servicio en la nube;
5. No he retenido copias, respaldos ni derivados de la información confidencial de la Empresa en ninguna forma ni ubicación;
6. No he divulgado información confidencial de la Empresa a terceros, incluyendo a mi nuevo empleador;
7. No accederé a ningún sistema, cuenta ni datos de la Empresa después de la fecha de esta certificación.

Firma: _________________________
Fecha: _________________________

Si el empleado usó un dispositivo personal para trabajar bajo una política BYOD, enfrenta desafíos adicionales:

Existe una tensión entre exigir la eliminación y preservar evidencia para el litigio:

• Si NO se anticipa un litigio: Exija la eliminación inmediata y certificación para minimizar la exposición continua
• Si SÍ se anticipa un litigio: Envíe un aviso de preservación que prohíba la eliminación, alteración o destrucción de datos, luego solicite una imagen forense ordenada por el tribunal para verificar lo que fue tomado

Lenguaje del aviso de preservación:

Por la presente se le instruye a preservar toda la evidencia relacionada con su acceso, uso y retención de la información confidencial y propiedad de [Empresa], incluyendo:

• Todos los dispositivos (computadoras, teléfonos, tabletas, memorias USB) que puedan contener datos de la Empresa;
• Todos los correos electrónicos, mensajes de texto y comunicaciones electrónicas;
• Todas las cuentas de almacenamiento en la nube y servicios de intercambio de archivos;
• Todos los documentos, archivos y datos en cualquier formato.

No elimine, altere ni destruya ninguno de estos materiales. El incumplimiento de preservar la evidencia puede resultar en sanciones, incluyendo instrucciones de inferencia adversa y penalidades por destrucción de evidencia.

1. Referencia a obligaciones contractuales/normativas: Cite disposiciones específicas que requieran la devolución de propiedad
2. Lista detallada de propiedad: Sea específico: números de serie, etiquetas de activos, descripciones
3. Logística de devolución: Dónde enviar, cómo enviar, a quién contactar, etiqueta de envío prepagada (si aplica)
4. Fecha límite: Normalmente 5-10 días hábiles
5. Requisito de certificación: Incluya una plantilla de certificación de eliminación para ser firmada y devuelta
6. Consecuencias del incumplimiento: Reclamación por conversión, apropiación indebida de secretos comerciales, recuperación de costos, honorarios de abogados

Estimado/a [Exempleado/Contratista]:

Como usted sabe, su relación laboral con [Empresa] terminó el [fecha]. De conformidad con el [Contrato de Empleo / Manual del Empleado / Política de TI] Sección [X], usted está obligado/a a devolver toda la propiedad de la Empresa inmediatamente al momento de la terminación.

Nuestros registros indican que aún no ha devuelto los siguientes artículos:

Artículo	Descripción / Número de Serie	Valor
Laptop	MacBook Pro 16", Serial: C02X12345678	$2,800
iPhone	iPhone 14 Pro, IMEI: 123456789012345	$1,200
Credencial de acceso	Credencial #4521	$50
Valor Total:		$4,050

EXIGENCIAS:

1. Devuelva todos los artículos enumerados anteriormente a [Dirección de la Empresa, Attn: [Nombre de Contacto]] antes del [fecha específica, normalmente 10 días desde la carta];
2. Complete y devuelva la Certificación de Devolución y Eliminación adjunta, confirmando que ha eliminado todos los datos de la Empresa de sus dispositivos personales y almacenamiento en la nube; y
3. Contacte a [Nombre de Contacto de TI] al [correo/teléfono] para coordinar la logística de devolución. Proporcionaremos una etiqueta de envío prepagada a solicitud.

CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO:

Si no devuelve la propiedad antes de la fecha límite, [Empresa] buscará todos los recursos legales disponibles, incluyendo:

• Una reclamación por conversión y recuperación del valor justo de mercado de la propiedad no devuelta ($[valor total]);
• Reclamaciones por apropiación indebida de secretos comerciales por datos confidenciales retenidos;
• Retención del cheque final [si lo permite la ley estatal] para compensar el valor de la propiedad no devuelta;
• Honorarios de abogados y costos; y
• Remisión a las autoridades policiales si es apropiado.

Por favor contácteme inmediatamente si tiene alguna pregunta.

Atentamente,

[Nombre del Remitente / Director de RRHH / Abogado]

Al solicitar la devolución o imagen forense de dispositivos, tenga en cuenta las preocupaciones de privacidad:

Si el litigio es probable y necesita verificar la eliminación de datos:

1. Proponga un examinador forense tercero neutral: Un experto mutuamente acordado que hará la imagen del dispositivo y aplicará términos de búsqueda/filtros
2. Defina el alcance de la búsqueda: Límite a datos relacionados con la empresa (nombres de archivos, direcciones de correo, términos específicos)
3. Filtre los datos personales: Protocolo para excluir correos personales, fotos, registros médicos, comunicaciones abogado-cliente
4. Registro de privilegios: El empleado puede reclamar privilegio sobre comunicaciones con abogados u otros materiales protegidos
5. Distribución de costos: Negocie quién paga la imagen forense (frecuentemente se divide o el empleador asume el costo)

Para verificar su cumplimiento con las obligaciones de devolución y eliminación, proponemos el siguiente protocolo:

1. Usted entregará la laptop a [Firma Forense Neutral], un examinador forense tercero mutuamente acordado;
2. El examinador creará una imagen forense del dispositivo y buscará datos relacionados con la Empresa usando los siguientes términos de búsqueda: [enumerar términos específicos, extensiones de archivo, dominios de correo];
3. El examinador filtrará los datos personales no relacionados con los negocios de [Empresa], incluyendo correos personales (dominios que no son de la Empresa), fotos personales y comunicaciones privilegiadas con abogados;
4. El examinador proporcionará un informe a [Empresa] identificando cualquier dato de la Empresa encontrado en el dispositivo, sin divulgar su información personal;
5. [Empresa] asumirá el costo del examen forense.

Este protocolo protege su privacidad mientras nos permite verificar el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

Si tiene capacidades de borrado remoto (a través de MDM o funciones "Find My"), considere estos factores:

Asisto a empresas en la recuperación de propiedad y datos confidenciales de exempleados y contratistas. Redacto cartas de demanda, coordino imágenes forenses, negocio protocolos de devolución y persigo litigios por conversión y apropiación indebida de secretos comerciales cuando es necesario.

• Cartas de demanda para devolución de propiedad: Cartas completas con inventario detallado, plazos claros y requisitos de certificación
• Protocolos de certificación de eliminación de datos: Redacción de plantillas de certificación y procedimientos de seguimiento
• Coordinación de imagen forense: Negociación de protocolos de imagen con terceros neutrales que equilibren preservación y privacidad
• Avisos de preservación: Prevención de destrucción de evidencia cuando se anticipa un litigio
• Litigio por conversión y secretos comerciales: Interposición de reclamaciones por propiedad no devuelta y datos confidenciales retenidos
• Revisión y redacción de políticas: Fortalecimiento de sus políticas de TI, políticas de uso aceptable y procedimientos de salida para prevenir disputas futuras

1. Revisión del inventario de activos: Trabajo con sus equipos de TI y RRHH para crear un inventario completo de lo que debe ser devuelto.
2. Cartas de demanda personalizadas: Redacto cartas calibradas según la relación: cooperativas para exempleados valorados, agresivas para actores de mala fe.
3. Protocolos conscientes de la privacidad: Propongo procedimientos de imagen forense y verificación que protegen la privacidad del empleado mientras aseguran sus derechos.
4. Preparación para escalación rápida: Si el empleado ignora la demanda, estoy preparado para solicitar medidas cautelares y perseguir reclamaciones de conversión/apropiación indebida rápidamente.
5. Mejora de políticas: Identifico brechas en sus políticas actuales y le ayudo a implementar procedimientos más sólidos de devolución de propiedad y salida para prevenir problemas futuros.