Ведите инвентарную ведомость активов для каждого сотрудника/подрядчика с первого дня. Отслеживайте:

• Инвентарный номер / серийный номер для всего оборудования
• Дата выдачи и состояние при выдаче
• Назначенный пользователь и отдел
• Стоимость (для возмещения убытков при конверсии в случае невозврата)
• Лицензии на ПО, привязанные к конкретным устройствам или пользователям

При уходе сотрудника сверьте эту инвентаризацию в претензии, чтобы показать, что именно отсутствует.

Даже если сотрудник возвращает физическое оборудование, конфиденциальные данные могут всё ещё существовать в нескольких местах:

Включите шаблон сертификации в претензию, требующий от сотрудника подписать и вернуть:

СЕРТИФИКАТ ВОЗВРАТА И УДАЛЕНИЯ

Я, [Имя сотрудника], настоящим подтверждаю под страхом ответственности за лжесвидетельство, что:

1. Я вернул(а) всё имущество Компании, включая всё оборудование, документы, учётные данные доступа и материалы, перечисленные в Приложении А;
2. Я удалил(а) всю конфиденциальную информацию, документы, файлы и данные Компании со своих личных устройств, включая компьютеры, телефоны, планшеты, USB-накопители и внешние жёсткие диски;
3. Я удалил(а) все электронные письма, вложения и данные Компании из своих личных почтовых аккаунтов (включая [перечислите конкретные аккаунты, если известны]);
4. Я удалил(а) все данные Компании из своих личных облачных хранилищ, включая Dropbox, Google Drive, iCloud, OneDrive и любые другие облачные сервисы;
5. Я не сохранил(а) никаких копий, резервных копий или производных конфиденциальной информации Компании в какой-либо форме или месте;
6. Я не раскрывал(а) конфиденциальную информацию Компании третьим лицам, включая моего нового работодателя;
7. Я не буду получать доступ к системам, аккаунтам или данным Компании после даты этого сертификата.

Подпись: _________________________
Дата: _________________________

Если сотрудник использовал личное устройство для работы по политике BYOD, вы столкнётесь с дополнительными сложностями:

Существует противоречие между требованием удаления и сохранением доказательств для судебного процесса:

• Если судебный процесс НЕ ожидается: Требуйте немедленного удаления и сертификации для минимизации текущих рисков
• Если судебный процесс ОЖИДАЕТСЯ: Отправьте уведомление о сохранении, запрещающее удаление, изменение или уничтожение данных, затем добивайтесь криминалистической экспертизы по решению суда для проверки изъятого

Формулировка уведомления о сохранении:

Настоящим вам предписывается сохранить все доказательства, связанные с вашим доступом, использованием и удержанием конфиденциальной информации и имущества [Компании], включая:

• Все устройства (компьютеры, телефоны, планшеты, USB-накопители), которые могут содержать данные Компании;
• Все электронные письма, текстовые сообщения и электронные коммуникации;
• Все облачные хранилища и сервисы обмена файлами;
• Все документы, файлы и данные в любом формате.

Не удаляйте, не изменяйте и не уничтожайте эти материалы. Несохранение доказательств может повлечь санкции, включая неблагоприятные выводы и штрафы за уничтожение улик.

1. Ссылка на договорные/политические обязательства: Укажите конкретные положения, требующие возврата имущества
2. Детализированный список имущества: Будьте конкретны — серийные номера, инвентарные номера, описания
3. Логистика возврата: Куда отправить, как доставить, с кем связаться, предоплаченная транспортная этикетка (если применимо)
4. Срок: Обычно 5–10 рабочих дней
5. Требование сертификации: Включите шаблон сертификации удаления для подписи и возврата
6. Последствия несоблюдения: Иск о конверсии, незаконное присвоение коммерческой тайны, возмещение расходов, судебные издержки

Уважаемый(ая) [Бывший сотрудник/Подрядчик]:

Как вам известно, ваши трудовые отношения с [Компанией] завершились [дата]. В соответствии с [Трудовым договором / Справочником сотрудника / ИТ-политикой] Раздел [X], вы обязаны немедленно вернуть всё имущество Компании при увольнении.

Согласно нашим записям, вы ещё не вернули следующие предметы:

Предмет	Описание / Серийный номер	Стоимость
Ноутбук	MacBook Pro 16", серийный номер: C02X12345678	$2,800
iPhone	iPhone 14 Pro, IMEI: 123456789012345	$1,200
Пропуск	Пропуск #4521	$50
Общая стоимость:		$4,050

ТРЕБОВАНИЯ:

1. Верните все перечисленные выше предметы по адресу [Адрес Компании, вниманию: [Контактное лицо]] до [конкретная дата, обычно 10 дней с момента письма];
2. Заполните и верните прилагаемый Сертификат возврата и удаления, подтверждающий удаление всех данных Компании с личных устройств и облачного хранилища; и
3. Свяжитесь с [Контактное лицо ИТ] по [email/телефон] для организации логистики возврата. Мы предоставим предоплаченную транспортную этикетку по запросу.

ПОСЛЕДСТВИЯ НЕСОБЛЮДЕНИЯ:

Если вы не вернёте имущество в срок, [Компания] применит все доступные правовые средства защиты, включая:

• Иск о конверсии и взыскании справедливой рыночной стоимости невозвращённого имущества ($[общая стоимость]);
• Иски о незаконном присвоении коммерческой тайны за удержанные конфиденциальные данные;
• Удержание окончательной зарплаты [если разрешено законодательством штата] для компенсации стоимости невозвращённого имущества;
• Судебные издержки и расходы; и
• Обращение в правоохранительные органы при необходимости.

Пожалуйста, немедленно свяжитесь со мной при возникновении вопросов.

С уважением,

[Имя отправителя / Директор по персоналу / Адвокат]

При запросе возврата или криминалистической экспертизы устройств учитывайте вопросы конфиденциальности:

Если вероятен судебный процесс и вам нужно проверить удаление данных:

1. Предложите нейтрального стороннего эксперта-криминалиста: Взаимно согласованный эксперт, который создаст образ устройства и применит поисковые термины/фильтры
2. Определите область поиска: Ограничьте данными, связанными с компанией (имена файлов, адреса электронной почты, конкретные термины)
3. Отфильтруйте личные данные: Протокол исключения личных писем, фотографий, медицинских записей, адвокатской переписки
4. Журнал привилегий: Сотрудник может заявить о привилегии в отношении адвокатской переписки или других защищённых материалов
5. Разделение расходов: Договоритесь, кто оплачивает криминалистическую экспертизу (часто пополам или за счёт работодателя)

Для проверки соблюдения вами обязательств по возврату и удалению предлагаем следующий протокол:

1. Вы передадите ноутбук [Нейтральной криминалистической фирме], взаимно согласованному стороннему эксперту-криминалисту;
2. Эксперт создаст криминалистический образ устройства и выполнит поиск данных, связанных с Компанией, используя следующие поисковые термины: [перечислите конкретные термины, расширения файлов, домены электронной почты];
3. Эксперт отфильтрует личные данные, не относящиеся к деятельности [Компании], включая личные письма (домены, не принадлежащие Компании), личные фотографии и привилегированную адвокатскую переписку;
4. Эксперт предоставит [Компании] отчёт с указанием любых данных Компании, найденных на устройстве, без раскрытия вашей личной информации;
5. [Компания] берёт на себя расходы по криминалистической экспертизе.

Этот протокол защищает вашу конфиденциальность, позволяя нам проверить соблюдение ваших договорных обязательств.

Если у вас есть возможность удалённого стирания (через MDM или функции «Найти»), учитывайте следующие факторы:

Я помогаю компаниям возвращать имущество и конфиденциальные данные от бывших сотрудников и подрядчиков. Я составляю претензии, координирую криминалистическую экспертизу, согласовываю протоколы возврата и веду судебные процессы по конверсии и незаконному присвоению коммерческой тайны при необходимости.

• Претензии о возврате имущества: Комплексные письма с детализированной инвентаризацией, чёткими сроками и требованиями сертификации
• Протоколы сертификации удаления данных: Составление шаблонов сертификации и процедур контроля
• Координация криминалистической экспертизы: Согласование нейтральных сторонних протоколов экспертизы с балансом сохранения и конфиденциальности
• Уведомления о сохранении: Предотвращение уничтожения улик при ожидании судебного процесса
• Судебные процессы по конверсии и коммерческой тайне: Предъявление исков за невозвращённое имущество и удержанные конфиденциальные данные
• Проверка и составление политик: Укрепление ваших ИТ-политик, политик допустимого использования и процедур увольнения для предотвращения будущих споров

1. Проверка инвентаря активов: Я работаю с вашими ИТ и HR-командами для создания полной инвентаризации того, что должно быть возвращено.
2. Индивидуальные претензии: Я составляю письма, адаптированные к отношениям — кооперативные для ценных бывших сотрудников, агрессивные для недобросовестных.
3. Протоколы с учётом конфиденциальности: Я предлагаю криминалистическую экспертизу и процедуры проверки, защищающие конфиденциальность сотрудника при обеспечении ваших прав.
4. Готовность к быстрой эскалации: Если сотрудник игнорирует претензию, я готов подать заявление о запретительном судебном приказе и быстро предъявить иски о конверсии/присвоении.
5. Совершенствование политик: Я выявляю пробелы в ваших текущих политиках и помогаю внедрить более строгие процедуры возврата имущества и увольнения для предотвращения будущих проблем.